EAD está a intensificar a presença no mercado espanhol – Entrevista a Paulo Veiga
A digitalização de documentos pode representar enormes benefícios para as empresas, mas também pode resultar em problemas. Pelo que é necessário um bom aconselhamento, tendo em conta a proteção contra perda de dados ou ciberataques. “A correta organização e indexação da informação requer um planeamento cuidadoso para evitar duplicações e facilitar a sua recuperação” – referiu à “Vida Económica” Paulo Veiga, CEO da EAD, empresa de gestão documental. Um dos principais objetivos do grupo é reforçar a presença no mercado espanhol.
Vida Económica – Qual é o principal papel da EAD no setor de gestão documental em Portugal?
Paulo Veiga – O nosso papel é ajudar as empresas a serem mais competitivas nos mercados onde operam, através das melhores soluções de gestão documental. A economia digital só faz sentido com informação digital que seja autêntica, que possa ser consultada, analisada e relacionada no seu contexto. Aliás, as mais avançadas soluções tecnológicas só funcionam se tiverem na sua base estes dados. Mas ainda temos e produzimos muita informação em papel. É aqui que entramos. Na digitalização, tratamento e disponibilização da informação. Na linha da frente da inovação e da utilização de ferramentas de digitalização e Inteligência Documental, a EAD coloca à disposição das empresas as mais avançadas tecnologias de IA e automação, pesquisa e indexação e de segurança, mas com critério humano. Este tem sempre de continuar a existir. Endereça as necessidades de tratamento da documentação em suporte papel com soluções tradicionais de gestão de arquivo, como a custódia, destruição segura, organização e avaliação documental.
VE – Quais os principais desafios da digitalização de documentos para as empresas portuguesas?
PV – A digitalização de documentos está na moda e pode de facto trazer enormes benefícios ou uma tremenda dor de cabeça. Por isso mesmo as empresas devem estar bem aconselhadas nesta matéria e não só, a segurança da informação é outro desafio, exigindo proteção contra ciberataques e perdas de dados, bem como estratégias eficazes de backup e preservação digital. A correta organização e indexação da informação, requer um planeamento cuidadoso para evitar duplicações e facilitar a sua recuperação. Também é fundamental garantir a integração entre os sistemas de gestão documental e outras plataformas empresariais, como os ERP e CRM, para otimizar os processos. Por fim, a gestão do ciclo de vida documental deve seguir regras claras para retenção e eliminação segura dos documentos. Apesar desses desafios, com um planeamento estratégico adequado, investimento em tecnologia e formação, as empresas podem superar barreiras e garantir uma gestão documental eficiente, segura e sustentável.
VE – Como é que a inteligência artificial e a automação estão a influenciar a gestão documental?
PV – A inteligência artificial (IA) e a automação estão a revolucionar a gestão documental tornando os processos mais rápidos, eficientes e seguros. A IA permite a classificação automática de documentos, extração de dados e reconhecimento de texto (OCR), facilitando a organização e recuperação de informação. Ainda assim, não responde a todas as perguntas, por isso referimos sempre a importância da análise “humana”. Felizmente para nós, raça humana, as pessoas ainda fazem a diferença, no que ao pensamento critico diz respeito. Claro que a automação ajuda na gestão do ciclo de vida documental, aplicando regras de retenção e eliminação conforme as normas, como o RGPD. Além disso, melhora a segurança, detetando acessos suspeitos e prevenindo riscos. Com assistentes virtuais e chatbots, o acesso à informação torna-se mais ágil. Estas tecnologias reduzem custos, otimizam processos e garantem conformidade legal, impulsionando a transformação digital da gestão documental, mas não são isentos de perigos, como todos sabemos.
VE – Que medidas têm sido adotadas para acompanhar a transição digital das empresas?
PV – Para acompanhar a transição digital, estamos atentos e presentes em todos os fóruns sobre as novas tecnologias nessa matéria. Paralelamente, alertamos as empresas para a importância de reforçar as suas políticas de cibersegurança, garantindo proteção contra ataques e assegurando o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Outra medida importante é o investimento na formação de colaboradores, capacitando equipas para trabalharem com novas ferramentas digitais e garantindo uma verdadeira capacidade de ajudar os clientes.
Desafios adicionais para as empresas
VE – Que desafios legais as empresas enfrentam na gestão documental e como a EAD pode ajudar?
PV – Nesta matéria as empresas enfrentam desafios adicionais, desde logo porque a componente legal não acompanha o desenvolvimento tecnológico. Nem é suposto que assim o seja em qualquer sistema jurídico perante este tipo de desafios, precisa desde logo de tempo para de uma forma isenta os regular devidamente. Entre os principais desafios estão a proteção e privacidade de dados, a conformidade com a retenção e eliminação de documentos conforme as exigências legais e a garantia da integridade e autenticidade dos documentos digitais e físicos. Além disso, a gestão inadequada pode resultar em sanções legais e problemas de auditoria e complaince. A EAD ajuda a superar esses desafios oferecendo soluções de armazenamento seguro, numa cloud privada, garantindo que os documentos sejam mantidos de forma organizada, acessível e conforme.
VE – Quais são as perspetivas da empresa?
PV – Para o corrente ano prevemos um crescimento de 15% no volume de negócios, atingindo 18 milhões de euros em faturação. A empresa está a apostar na consolidação da sua liderança no mercado ibérico, com destaque para a expansão em território espanhol e novas oportunidades de colaboração na região. Em 2025 continuaremos a olhar para outras oportunidades no mercado espanhol, em especial na Estremadura e Andaluzia. Mas estamos também atentos a boas oportunidades em Portugal e, inclusive, a estudar já algumas.
VE – Há planos para expandir os serviços para outros mercados ou setores?
PV – O Grupo EAD tem consolidado a sua presença no mercado ibérico nos últimos anos, já com a aquisição da empresa Delete, em 2023, e tem assumido um importante lugar de destaque neste setor devido à oferta de soluções tecnológicas e serviços inovadores na área da gestão de documentos e informação. A Galiza é, sem dúvida, uma plataforma chave para aprofundar a nossa proximidade com os clientes do mercado ibérico. Esta aquisição não é apenas mais um marco na expansão geográfica, mas também um passo estratégico na criação de um ecossistema integrado de gestão de informação.
(in Vida Económica 04/04/2025)
