Acompanhar a evolução das práticas e tecnologias de gestão documental é uma das mais-valias da empresa de Palmela.
Ao olhar para a nova realidade determinada pela pandemia de Covid-19, Paulo Veiga, CEO do Grupo EAD, com sede em Palmela, é peremptório: “Hoje, mais do que nunca, temos a responsabilidade de pensar em soluções que ajudem as empresas portuguesas a entrarem para a economia digital”.
O contexto epidemiológico, acrescenta, “veio deixar claro que o mundo dos negócios exige uma mudança no paradigma empresarial, que ultrapassa o momento actual”.
“Cabe-nos usar a tecnologia que temos a nosso favor para que esta transformação digital seja implementada de forma correcta e com sucesso para as empresas”, afirma, adiantando: “A capacidade de nos adaptarmos, rápida e eficazmente, ao novo paradigma vai ditar a continuidade
da nossa actividade e a manutenção dos postos de trabalho”.
“Estamos a enfrentar esta crise ‘de frente’, confiantes de que vamos atravessar este momento desafiador, trabalhando unidos, em equipa, com resiliência, dedicação, disciplina e com novos modelos de gestão rapidamente implementados”, sublinha Paulo Veiga.
No seio da EAD, o impacto foi sentido a vários níveis, conforme admite o CEO da empresa. “Desde logo, o plano de contingência foi adaptado ao nosso Plano de Continuidade de Negócios. Colocámos em teletrabalho 15 pessoas e as restantes foram essenciais para manter e tratar os documentos dos clientes. Nas nossas instalações, reforçámos as medidas de higienização e desinfestação e separámos as equipas pelos diversos pavilhões de forma a que, caso haja uma suspeita de infecção numa das instalações, como a equipa está separada, o cliente possa continuar a usufruir do nosso serviço”, explica.
“Tivemos de nos reinventar”
Tal como em outras organizações, houve necessidade de adaptações. “Tivemos de nos reinventar. Neste processo, não só contribuímos para os planos de contingência dos nossos clientes – uma vez que tratamos de documentação confidencial – como também desenvolvemos
serviços como o digital mailroom, numa altura em que muitas equipas estavam em teletrabalho e a correspondência tinha de ser gerida”, revela Paulo Veiga, juntando: “Por outro lado, disponibilizamos ferramentas digitais que podem ajudar as empresas a manterem o seu funcionamento
sem recurso ao papel como principal suporte ao registo da sua actividade”.
O responsável fala em quatro mudanças que fazem toda a diferença numa repensada forma de trabalho adaptada à nova realidade.
“A gestão documental na cloud”, explica, “permite a libertação de espaço físico, a disponibilização da informação numa plataforma digital única, organização de tarefas, evitar perda de documentos”, sendo estas “as principais razões para implementar um sistema de gestão documental
e workflow digital”. Isto, salienta, “permitirá a colaboradores e gestores de topo o acesso aos documentos de forma imediata”, tornando “mais eficientes diferentes departamentos de uma empresa, como o financeiro, a gestão de compras, o apoio ao cliente, reservas, recursos humanos,
suporte a operações logísticas, entre outros”.
Outra das mudanças passa por gerir correspondência por via digital. “Equipas em teletrabalho significa que o trabalho continua, mas nem sempre no espaço físico da empresa. É preciso assegurar que a correspondência continua a ser recebida e tratada. O recurso a sistemas de envio e recepção de correspondência por via digital, em que a mesma é tratada de forma confidencial, indexada, digitalizada e colocada à disposição das empresas em software cloud, permite centralizar e aceder de forma segura a toda a informação relevante, especialmente dos fornecedores”, frisa.
Digitalizar em massa e de forma móvel
Depois, a digitalização em massa, que “já não é uma necessidade, é o agora”. “Recorrer à digitalização massiva de documentos e respectiva conversão de dados para suporte digital ajuda as empresas, não só a reduzir custos com a alocação de espaço físico à custódia documental, como permite o acesso à documentação de forma imediata, reduzindo também as perdas de tempo no acesso à informação”, lembra.
Finalmente, o CEO da EAD sublinha as vantagens da captura de documentos on the move. “Fazer a digitalização de documentos de forma móvel é uma vantagem para as empresas que andam constantemente na rua, nomeadamente para as forças de vendas. Ter uma aplicação que permita fazer a captura de documentos e o ulpload directo na nuvem [cloud] para consulta imediata dá novas possibilidades aos negócios mais móveis, assegurando a mesma segurança no tratamento da informação”, conclui. No mercado há 27 anos, especificamente vocacionada para a gestão de documentação e implementação de novos processos de negócio, a EAD é uma Document Management Solutions Provider, que avalia métodos de trabalho em arquivo e gestão documental e que conceptualiza, apresenta e implementa soluções ajustadas às necessidades dos seus clientes.
