A Empresa de Arquivo de Documentação (EAD), especializada em soluções de gestão documental, tem vindo a apresentar soluções às empresas açorianas por forma a que estas se tornem mais eficientes, e entrem definitivamente na economia digital, combatendo melhor crise provocada pela pandemia Covid-19.
Entendemos ser este o momento para entrevistar o CEO da EAD Paulo Veiga.
CE – Numa altura em que as empresas são obrigadas a reinventar processos de trabalho, há ferramentas digitais que podem ajudar as empresas a manterem o seu funcionamento sem recurso ao papel como o seu principal de suporte ao registo da sua atividade. Que exemplos podem ser estes?
PV – A tecnologia tem sido o antivírus ou vacina encontrada para manter a economia viva. O digital assumiu-se como sendo o “braço direito” das organizações para que possam dar continuidade ao seu negócio.
A nova realidade demonstra-nos que o teletrabalho, a digitalização e automação de processos e a robotização da produção estão a manter as organizações ativas e produtivas como até então nunca se tinha verificado.
A transformação digital é, agora, imperativa. É a altura ideal para se sair da zona de conforto e abrir novos horizontes. As organizações têm de saber gerir os processos de mudança cultural para que consigam implementar as suas estratégias.
O crescimento repentino do teletrabalho implicou uma mudança na dinâmica empresarial, uma vez que as organizações tiveram de inventar condições/ferramentas para que os seus colaboradores possam desempenhar, senão a totalidade, pelo menos a maioria das suas funções. Uma dessas ferramentas prende-se com o acesso à documentação. O papel deixou de estar acessível a qualquer hora, a qualquer momento, ao invés do digital que passou a estar disponível apenas à distância de um simples clique.
O exemplo mais comum tem a ver com os documentos da contabilidade ou numa ótima de negócio, notas de encomenda de clientes, que podem chegar por email, em papel, ou mesmo até por mensagem. É importante registar, responder e tratar em tempo útil, para isso, as ferramentas de gestão documental acopladas aos ERP (ferramentas de negócio), são essenciais.
Em conclusão, a “digitalização” da documentação mostrou-se vital para assegurar o “normal” funcionamento empresarial, porque só desta forma é possível aceder, de forma segura, a toda a documentação necessária para o exercício das suas funções. Além disso, há a grande vantagem de um documento poder ser acedido por vários colaboradores ao mesmo tempo e em qualquer horário ou lugar.
Tivemos que nos reinventar
CE – O que é que a EAD propôs aos seus clientes neste período de pandemia, onde muitas empresas aderiram ao Lay-Off e tiveram os seus recursos humanos em número mais reduzido?
PV – Tal como outras organizações, tivemos que nos reinventar. Nesta reinvenção, não só contribuímos para os planos de contingência dos nossos clientes, uma vez que tratamos de documentação confidencial, como também desenvolvemos serviços como o mailroom digital, numa altura em que muitas equipas estavam em teletrabalho e a correspondência tinha de ser gerida. Por outro lado, disponibilizámos ferramentas digitais que podem ajudar as empresas a manterem o seu funcionamento sem recurso ao papel como o seu principal suporte ao registo da sua atividade.
Isto demonstra que, mesmo em cenários mais adversos, como o que vivemos atualmente, existem oportunidades e necessidades das organizações que não podem parar de ser supridas.
É importante que as empresas saibam definir o caminho, a estratégia, olhar para melhores práticas e entenderem qual pode ser o valor acrescentado na adoção da transformação digital. É preciso correr, mas saber para onde é o mais importante. As tecnologias não servem apenas para digitalizar o papel, mas para transformar processos de negócio, aumentado a competitividade das organizações.
CE – A Covid-19 revelou algumas oportunidades de negócios para a vossa empresa?
PV – Surgiram novas oportunidades de negócio, promovidas pelo teletrabalho e a necessidade de desmaterializar documentos e colocar na plataforma ERP dos clientes, ou mesmo na nossa de gestão documental na Cloud. Não foi, portanto, um prejuízo a 100%, antes pelo contrário, estas oportunidades agora criadas irão ajudar na retoma, porque as que agora estão a ser reduzidas também aumentarão com a normalização da atividade económica.
Dificuldades como oportunidade
CE – O cenário de crise é evidente com alguns indicadores a deixarem sinais preocupantes. Com que pressupostos a vossa empresa está a encarar os próximos desafios?
PV – Na EAD, encaramos sempre as dificuldades como oportunidades. Parece um cliché, mas é a mais pura das realidades. Estamos a preparar, desde já, o terreno para a recuperação económica: a economia deve continuar a dar resposta às necessidades das pessoas e do País e devemos dar prioridade à construção de bases de recuperação rápida e futura.
Não obstante, não vale a pena iludirmo-nos, porque a pandemia trouxe, também, consigo uma recessão económica que pode ser catastrófica. Portugal poderá ter pela frente uma das piores crises da sua história. Quando se inverter esta tendência negativa, as empresas que tiverem tido a capacidade de se adaptarem aos novos modelos de negócio e de trabalho são as que mais facilmente vão sobreviver.
Esta é a altura certa para testarmos os nossos níveis de preparação para o novo paradigma empresarial. Sermos capazes de nos adaptarmos, rápida e eficazmente e garantir a continuidade da nossa atividade e a manutenção dos postos de trabalho. Estamos a enfrentar esta crise de frente, confiantes de que vamos atravessar este momento desafiador, trabalhando unidos, em equipa, com resiliência, dedicação, disciplina e com novos modelos de gestão rapidamente implementados.
