EAD apresenta soluções para ajudar empresas dos Açores durante a pandemia
Palmela, 15 de julho de 2020 – Numa altura em que as empresas são obrigadas a reinventar processos de trabalho, há ferramentas digitais que podem ajudar as empresas a manterem o seu funcionamento sem recurso ao papel como o seu principal suporte ao registo da sua atividade.
A pensar nisso, a EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, especializada em soluções de gestão documental, apresenta quatro soluções que as empresas do arquipélago dos Açores devem implementar para se tornarem mais eficientes e entrarem definitivamente na economia digital e assim combaterem a crise provocada pela pandemia de Covid-19:
1 – Gestão documental na cloud
A libertação de espaço físico, a disponibilização da informação numa plataforma digital única, organização de tarefas, evitar perda de documentos, são estas as principais razões para implementar um sistema de gestão documental e workflow digital. Isto permitirá a colaboradores e gestores de topo aceder aos documentos de forma imediata e tornar mais eficientes diferentes departamentos de uma empresa, como o financeiro, gestão de compras, apoio ao cliente, reservas, recursos humanos, suporte a operações logísticas, entre outras.
A vantagem destas soluções passa não só pela personalização da mesma, adequada às necessidades de cada empresa, bem como a possibilidade de aceder à informação crítica a qualquer hora e em qualquer lugar, numa altura em que o recurso ao teletrabalho é já uma nova realidade das empresas.
A proteção da informação e a conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), bem como a possibilidade de compartilhar documentos em equipa fazem das plataformas digitais de gestão documental as mais seguras para gerir a informação da sua empresa.
2 – Gerir correspondência por via digital
Equipas em teletrabalho significa que o trabalho continua, mas nem sempre no espaço físico da empresa. É preciso assegurar que a correspondência continua a ser recebida e tratada. O recurso a sistemas de envio e receção de correspondência por via digital, em que a mesma é tratada de forma confidencial, indexada, digitalizada e colocada à disposição das empresas em software cloud, permite centralizar e ter acesso de forma segura a toda a informação relevante, especialmente dos fornecedores.
3 – Digitalização em massa
Já não é uma necessidade, é o agora. Recorrer à digitalização massiva de documentos e respetiva conversão de dados para suporte digital ajuda as empresas, não só a reduzir custos com a alocação de espaço físico à custódia documental, como permite o acesso à documentação de forma imediata, reduzindo também as perdas de tempo no acesso à informação.
4 – Captura de documentos on the move
Fazer a digitalização de documentos de forma móvel é uma vantagem para as empresas que andam constantemente na rua, nomeadamente para as forças de vendas. Ter uma aplicação que permita fazer a captura de documentos e o ulpload direto na nuvem para consulta imediata dá novas possibilidades aos negócios mais móveis, assegurando a mesma segurança no tratamento da informação.
“Hoje, mais do que nunca, temos a responsabilidade de pensar em soluções que ajudem as empresas a entrarem na economia digital. Apesar de a situação nos Açores ser mais favorável do que no Continente no que toca à Covid-19, as empresas da região têm aqui uma oportunidade de adaptar-se aos novos tempos e de tornar os seus negócios mais eficientes, ao mesmo tempo que optam por soluções mais seguras e eficientes também para os seus trabalhadores. É imperativo usarmos a tecnologia que temos a nosso favor para que esta transformação digital seja implementada de forma correta e com sucesso para as empresas”, sublinha Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação.
Atualmente com 27 anos de atividade, a EAD foi a primeira empresa de gestão documental em outsourcing em Portugal e também a primeira a operar nos Açores, onde há 12 anos desenvolve a sua atividade.
Com dois centros de operações nos Açores, a EAD conta com uma capacidade instalada para 40 mil caixas de arquivo.
Em 2019, a EAD deu início ao seu processo de internacionalização, abrindo uma filial em Bucareste, na Roménia, EAD Digital Romania, que presta serviços de business processo outsourcing (BPO) na otimização de processos documentais das organizações locais.
Mais em: www.ead.pt
Para mais informações: Media em Movimento Mafalda Marques
+351 96 453 31 02 | m.marques@mediaemmovimento.PT