Sou adepto das coisas simples, seja na minha vida pessoal, seja na profissional, muitas vezes são as pequenas coisas que nos dão mais prazer. A administração de uma empresa, não tem de ser ciência aeronáutica. A gestão empresarial envolve a administração de todas as tarefas, desde o planeamento estratégico até às inovações tecnológicas, passando pela gestão financeira, a execução e o acompanhamento dos resultados e a avaliação do desempenho das atividades. O mais importante, no entanto, é entender que fazer uma gestão eficiente e eficaz é fundamental para qualquer negócio, desde as startups às multinacionais.
É importante recordar que ninguém sabe tudo e, portanto, o empreendedor e depois o empresário, só durante um certo período de tempo domina o negócio como um todo. Com o crescimento da atividade, se não delegar, nunca deixará de ser o que geralmente chamamos de “uma Chafarica”.
Para todos e especialmente para os empreendedores, eis cinco fatores a ter em conta para uma gestão de sucesso:
1 – Conheça os processos da sua empresa
Antes de tudo, deve conhecer os processos da sua empresa. Este é o primeiro passo, uma vez que só desta forma poderá sugerir melhorias para gerar mais produtividade, verificar os possíveis riscos e falhas e, até mesmo, fazer o essencial para todas as empresas: inovar.
Não obstante o referenciado, é imperioso adequar os processos ao mundo digital. O mundo digital está aí e a sua empresa não o pode negligenciar. Cada processo, desde um simples pagamento, produção e/ou entrega do seu produto deverá estar adaptado às novas tecnologias por forma a agilizar os processos.
2 – Rastreie os processos da sua empresa
Depois de colocar em prática o ponto 1, deverá colocar tudo num papel. Sim, num papel. Para isso, pode fazer um mapa ou um manual de procedimento interno, onde deve constar, entre outros, o seguinte:
• Manuais técnicos;
• Manual de definição de funções dos colaboradores;
• Instruções de trabalho;
• Indicadores de qualidade de trabalho;
• Legislação aplicável.
Com os processos detalhados você poderá melhorar a gestão da sua empresa, pois todos os colaboradores poderão entendê-los através de um documento, além de saber como funciona cada etapa, o que medir, os KPI (key performance indicators) e a quem devem ser reportados. Com isso, também será possível analisar onde estão as falhas, quais são os pontos em que podem ocorrer melhorias e observar se será possível reduzir algum tipo de retrabalho.
3 – Organize a área financeira e fiscal
Há quem pense que a gestão financeira é uma preocupação que deve ser deixada só para quando os problemas começarem a aparecer. Muito pelo contrário! Cuidar da organização financeira de uma empresa envolve administrar receitas e despesas todos os dias, justamente para evitar que apareçam dificuldades. Depois de conseguir essa clareza em relação ao caixa da empresa, é possível partir para outros tópicos que envolvem o financeiro, como a determinação dos preços dos produtos ou serviços, a negociação com fornecedores e o pagamento das contas. Cada empresa vai definir quais são suas prioridades e necessidades e, a partir daí, desenvolver o trabalho. Igualmente, o Estado hoje cruza e tem acesso à informação como nunca teve. É importante ter essa consciência, cumprir com as obrigações fiscais e legais é fundamental para noites bem dormidas.
4 – Analise os resultados do seu negócio
Para ter um negócio de sucesso é essencial analisar os resultados e fazer melhorias constantes. Para isso, analise, devidamente, os relatórios gerados pela sua empresa. Após analisar os relatórios da sua empresa, com a sua equipa, elabore planos de ação para otimizar ainda mais o seu trabalho e, preferencialmente, procure formas de reduzir custos ou melhorar os processos, reduzindo o tempo e tornando cada ponto mais eficiente e competitivo no mercado perante a concorrência.
5 – Estimule a comunicação entre os seus colaboradores e os departamentos
Uma boa e eficaz comunicação é vital em qualquer setor e o mundo empresarial não é exceção. Antes pelo contrário, colaboradores e departamentos que comuniquem bem só aportam vantagens para a empresa. Imagine a seguinte situação: o seu departamento comercial tem um produto em rutura de stock e a direção de marketing, desconhecendo esse facto, faz uma campanha promocional para o vender. Por certo, esta não comunicação vai causar um grande transtorno para todos os departamentos e, sobretudo, para o cliente. Não obstante o referido, a desorganização e falta de comunicação podem prejudicar a imagem da sua empresa. Por isso, estimule a comunicação entre os departamentos, além de permitir que todos possam ter acesso às informações que dizem respeito ao desempenho do seu trabalho.
São apenas cinco exemplos, poderia destacar muitos mais, mas em suma, fazer uma gestão eficiente e eficaz de uma empresa envolve diversos processos e atividades, definir as métricas e os indicadores de desempenho, você já estabelece a forma como pretende conduzir a sua empresa, pois identifica qual é o objetivo mais importante para ela e como será feito o acompanhamento para que ele seja alcançado.
Por: Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação
(in https://www.empreendedor.com/cinco-passos-para-gestao-empresarial-eficiente/)
