Até à década de 90, o uso de papel nas empresas era um dado adquirido… e incontornável. O suporte digital ainda era uma noção futurista e as comunicações internas e externas dependiam na totalidade da impressão física. Com o excesso de papel a entupir as salas de arquivo das empresas, tornou-se imperativo, desde então, pensar em formas de dar nova vida às toneladas de documentos que se acumularam durante décadas de atividade.
Com a chegada do novo milénio, chegou também uma nova consciência ambiental e novos modelos de gestão dos recursos das empresas, que obrigaram a repensar não só a utilização massiva mas também o destino dado ao papel. Afinal, na era digital faz sentido continuar a perpetuar o seu uso desmesurado?
Se há casos onde a impressão de um documento é obrigatória, outros há em que o formato digital cumpre na íntegra a função. A Recicla quis perceber de que forma é que as empresas nacionais superam o desafio da “desmaterialização” e apontam a mira a um futuro mais sustentável e amigo do ambiente.
SOLUÇÃO EFICIENTE
A EAD (Empresa de Arquivo e Documentação), nascida há 24 anos, foi a primeira empresa em Portugal a tratar do arquivo das empresas em regime de outsourcing. Só no ano passado reciclou 363 toneladas de papel e disponibilizou mais de 20 milhões de cópias digitais de documentos, de forma a tornar as empresas não só mais verdes, como mais eficientes.
Paulo Veiga, CEO da EAD, admite que, “num mundo onde o papel ainda é rei”, a tarefa de desmaterializar os arquivos das empresas deve ser ponderada e obedecer a uma estratégia cuidada, que não comprometa o funcionamento da própria organização. Antes de mais, há que ter em conta que o espaço físico de uma empresa é finito, e esse é o primeiro argumento de defesa da passagem do papel para o digital, não só pela maior eficiência na gestão do espaço, mas também na redução de custos operacionais. Depois, e sobretudo pela questão da sustentabilidade, “porque a reciclagem de documentos representa a consciencialização que da atividade empresarial resultam resíduos e que estes, de acordo com a lei em vigor, devem ser encaminhados para um operador licenciado”. Ou seja, guardar papel ad aeternum, nos tempos que correm, para além de não ser possível aos olhos da lei, não representa benefício algum para as empresas, e, no limite, diz Paulo Veiga, “as que não se adaptarem a esta realidade vão ter mais dificuldades em garantir o sucesso”. Mas na prática como é que se ajusta esta noção ao funcionamento diário e automatizado das organizações?
A solução, explica o CEO da EAD, passa por incentivar os próprios colaboradores a adotarem hábitos mais conscientes quando se trata, por exemplo, de imprimir um documento. “É mesmo necessário?” – esta é a questão que cada um se deve colocar antes de dar a ordem de impressão. Depois, e quando é inevitável esta ação, porque não utilizar as folhas como caderno de rascunhos e só depois, mesmo no final de vida do papel, depositá-lo nos contentores existentes na empresa para reciclagem?
O futuro, assegura Paulo Veiga, passa pela digitalização e correta gestão dos documentos nadodigitais (aqueles que nasceram digitalmente, como um e-mail ou um PDF) e a retirada dos servidores das empresas para serviços de cloud, para assegurar a vida eterna dos “papéis” importantes. Mas sem papel.
(in http://www.revistarecicla.pt/recicla-25/news2)
