A Empresa de Arquivo e Documentação (EAD), em parceria com a Câmara do Comércio e Indústria de Ponta Delgada, promove, hoje, um workshop sobre “A Importância da excelência documental no sucesso das organizações”.
Esta formação consiste numa troca de ideias, conhecimentos e experiências sobre um tema que preocupa todas as organizações. Segundo Paulo Veiga, CEO da EAD e formador do evento, há dificuldade, por partes destas, adquirirem um bom processo de gestão documental, associado aos seus processos de negócio.
“Hoje em dia, não pode haver um processo de fabrico, uma prestação de serviços, qualquer atividade profissional que não tenha um processo documental associado, não pode haver é algo inconcebível, porque as organizações têm que controlar a sua atividade”, afirma. Paulo Veiga acrescenta que “não estou a falar unicamente de contabilidade, estou a falar de outros processos acessórios como um processo de recrutamento numa organização, ou um processo de compras, ou um processo de importação e isto interessa a todos”. O formador afirma que “acho que é uma oportunidade interessante para quem vai assistir, ouvir a minha experiência e partilhar, comigo e entre os outros membros, a sua experiência”.
O responsável acrescenta que, cada vez mais, o Estado está muito assertivo e exigente nas obrigações a que estão os contribuintes sujeitos, tendo que ter elementos de prova e a documentação organizada, para que, rapidamente, sem despender de custos ou dinheiro, possam cumprir com as suas obrigações.
O formador apostou neste formato visto ser o que mais cativa as pessoas, pelo facto de haver uma grande interação entre todos.
Durante o workshop vão ser exibidos alguns dados sobre o problema dos papéis no mundo inteiro e vão ser apresentadas algumas informações de como fazer uma lombada de uma pasta de arquivo. Serão, também, abordados os problemas da legislação, dos prazos de conservação e os problemas dos documentos eletrónicos, havendo espaço, no final, para o diálogo e partilha de experiências.
O diretor executivo da EAD fala de alguns problemas comuns entre as entidades públicas e privadas, é o caso da falta de espaço, com documentação acumulada e a falta de organização.
“Existe, por um lado, uma grande quantidade de documentos acumulados, em formato papel e, portanto, as organizações têm armazéns e arrecadações cheias de papel que não está avaliado, que não está inventariado e depois há um problema de organização”, revela o formador. Acrescenta, ainda, que “como se trata de uma atividade acessória, não há guias de boas práticas na organização da documentação, então, cada um faz, com a sua sensibilidade, o melhor que pode”, afirma.
Presente nos Açores desde 2009, a EAD é a única empresa de gestão de arquivo no arquipélago.
O workshop decorre hoje, às 15h00, na Câmara do Comércio e Indústria de Ponta Delgada
