Os documentos nado-digitais, nasceram já na forma digital, podendo e devendo ter o seu ciclo de vida integralmente na forma digital, sendo o exemplo mais famoso o e-mail. Os desafios que nos proporcionam são interessantes. Como os tratar? Como arquivar? Como preservar?
Os documentos nado-digitais são a nova realidade e assentam em características completamente diferentes das dos documentos em suporte papel, em suportes magnéticos ou óticos. São manipuláveis, podem ser replicados, ter múltiplos e simultâneos acessos e ter uma estrutura lógica.
Nos tempos em que predominava o documento em suporte papel, foi-lhe atribuída uma perspetiva diplomática mas, com a emergência dos documentos nado-digitais, esse conceito precisa de ser revisto, passando a ser transferido o foco da designação documento para informação em qualquer suporte, papel ou digital. Esta evolução prende-se intimamente com o desenvolvimento da ciência da informação e da tecnologia.
Há uns anos, os documentos eram impressos e circulavam em físico e, nos mesmos, eram postos comentários, pareceres e mesmo assinaturas. Eram depois arquivados em pastas, dossiês num qualquer arquivo físico. . . E agora? Qual o procedimento correto, ou mais correto?
Os documentos nado-digitais diferem dos documentos atrás referidos por serem em suporte digital e, logo aí, colocam-se outras problemáticas, nomeadamente o valor probatório – se o tem e como. Para esclarecer esta questão, podemos consultar os requisitos estabelecidos no art. 3.º do Decreto-Lei 290- D/99, de 2 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º88/2009, de 9 de abril.
Quando se fala de documentos nado-digitais, temos sempre implícita a questão dos riscos dos documentos, nomeadamente a autenticidade, a integridade, disponibilidade e a conservação.
A autenticidade prende-se com o valor probatório já acima referenciado. No âmbito da integridade, esta é conseguida se forem garantidos os anexos aos documentos nado-digitais, ou seja, todos os dados relativos à gestão e arquivo provando que não existiu qualquer alteração ao conteúdo dos documentos. A disponibilidade prende-se com o acesso ao mesmo, ou seja, conseguir recuperá-lo sempre que necessário e de forma legível.
Para a conservação dos documentos nado-digitais é necessário ter em conta alguns procedimentos que garantam a sua preservação, nomeadamente a migração, a emulação, entre outros. Este é um dos temas mais discutidos atualmente no âmbito das ciências documentais, pois existe a preocupação de preservar a informação que é produzida digitalmente e em grandes quantidades. A informação digital é vulnerável devido à rápida obsolescência da tecnologia informática. Logo, o desafio para o arquivo destes documentos é da preservação da informação digital, mantendo as suas propriedades intrínsecas.
Hoje em dia, confrontamo-nos com uma imensa quantidade de fontes de documentos nado-digitais, por exemplo, o correio eletrónico, instrumentos de trabalho colaborativos e mesmos grupos de discussão, tanto em entidades privadas como púbicas.
Qual é, então, o conceito de arquivo na era digital? Qual a designação do arquivo para os documentos nado-digitais? Na definição clássica consagrada na NP 4041 (Norma Portuguesa de Documentação e Informação, do Instituto Português de Qualidade), um arquivo é “um conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação”.
Estamos a assistir a uma alteração no suporte da informação, pois o objetivo dos arquivos, independentemente da era do suporte, é o de preservar a memória da organização, ou da sociedade.
Há, contudo, uma preocupação a ter em conta: será que daqui a 50 anos vamos ter ferramentas para aceder aos documentos digitais? Será que eles conseguem sobreviver ao passar do tempo? O papel e o microfilme sim, isso já sabemos!
