A grande maioria dos documentos em papel que gerimos não é destruída convenientemente, o que pode resultar em graves problemas de segurança. No caso das empresas, o perigo aumenta consideravelmente e as consequências podem ser desastrosas em termos competitivos, legais e de reputação
Lisboa, 22 de abril de 2024 – Quase todos nós destruímos documentos com informações mais sensíveis – extratos bancários, cartões de crédito, documentos fiscais, cartões de identificação, entre outros exemplos. A forma como os destruímos nem sempre é a melhor, mas saber o que deve ser destruído é fundamental para manter a identidade protegida, as finanças seguras e a família, funcionários e negócio em segurança.
Apenas um alerta: é importante a prévia análise da documentação, quer seja para o setor público, privado, ou a título pessoal. A destruição é a única atividade da gestão documental que é irreversível, e que obedece a critérios legais, fiscais, jurídicos e administrativos (e naturalmente implica responsáveis), sem esquecer o RGPD.
No global, existem vários documentos frequentemente esquecidos que podem pô-lo em risco se não forem destruídos de forma segura, nomeadamente com o número de roubos de identidade e violações de dados a aumentar. Na era digital é tudo mais fácil e mais rápido, pelo que estas preocupações devem ser ainda maiores.
A EAD, líder no setor de gestão documental, lista vários documentos frequentemente esquecidos que devem ser destruídos de forma segura, por empresas e particulares
1. Memorandos e notas
Aquele pequeno caderno ou bloco de notas que tem ao lado na secretária, no qual escreve números de telefone, passwords, códigos, datas e horas, e outras tantas informações críticas, o que faz quando ele já não tem mais utilidade? Se alguém apanhar esse caderno ou bloco, pode ter acesso a quê? Destrua totalmente todos os papeis com informação crítica, pessoal ou profissional. Numa empresa, lembre-se que muitas pessoas podem aceder ao “balde do lixo” e que em causa não está apenas potenciais fraudes e roubos de identidade, mas também informação privilegiada para concorrentes e outras pessoas mal-intencionadas. Toda a informação publicada na internet, dificilmente sai de lá!
2. Currículos e recibos de vencimento
Quer se trate do seu próprio currículo ou de currículos enviados por funcionários ou potenciais candidatos, é importante destruir totalmente as cópias em papel. Os currículos contêm frequentemente informações pessoais, como números de telefone, endereços de correio eletrónico e de casa, e historial de emprego ou formação, o roubo de identidade é um risco potencial. O mesmo acontece com informação de clientes e funcionários antigos.
Os recibos de vencimento têm informação financeiras e fiscal muito importante. Em causa não está apenas o roubo de identidade ou a fraude fiscal, mas o acesso a informações privilegiadas sobre os rendimentos, prémios e outros pagamentos.
No caso das empresas, a eliminação segura de informações confidenciais dos funcionários é um requisito legal.
3. Documentos bancários e informação fiscal e legal
Mesmo que sejam extratos muito antigos, devem ser destruídos convenientemente. O nome, morada, número de telefone e informações da conta bancária estão nesses extratos, juntamente com hábitos, compras, transferências e todo o histórico bancário. Mesmo que a conta esteja encerrada, destrua os documentos na mesma.
Embora muitos bancos tenham passado a utilizar formatos digitais para os cheques cancelados, se tiver cópias físicas ou reimpressões do seu banco, destrua-as. Eles contêm muitas informações de identificação pessoal que podem colocá-lo em risco. O mesmo acontece com documentos fiscais e legais, que podem ser usados para fraudes de todo o tipo.
À margem das fraudes e roubos de identidade, estes documentos contêm informação pessoal e profissional que pode ser usada por concorrentes e terceiros com más intenções.
4. Itinerários de viagem
Pode parecer informação desinteressante ou pouco sensível, mas os itinerários de viagem, com dados de hotéis, voos, transportes e demais reservas podem ser usados de forma maliciosa. Para além de saberem onde vai estar, quando e de que forma, podem cancelar ou usar as suas reservas, enviar emails falsos em nome das entidades onde efetuou reservas para cobrar mais dinheiro ou fazer alterações, ou mesmo alterar e substituir serviços. Se souberem que às X horas tem um transporte marcado, como garante que quem o vai buscar foi o serviço originalmente marcado?
Os cartões de embarque também contêm mais informações sensíveis do que provavelmente imagina. Os códigos QR que estão nos seus cartões de embarque podem conter os seus dados pessoais, o que facilita o roubo de identidade.
5. Fotografias e documentos de identificação antigos
O que fazemos aos documentos de identificação antigos e fotos durante as ocasionais limpezas? Destruímos totalmente, ou deitamos fora? O roubo de identidade e a falsificação é ainda mais fácil na era digital. De acordo com as estimativas dos analistas financeiros, as transações fraudulentas podem atingir os 40,62 mil milhões de dólares em 2027 e subir para os 49 mil milhões de dólares em 2030.
6. Etiquetas de envio
O que faz às etiquetas de envio das suas encomendas? Quão fácil é enviarem encomendas em seu nome ou da sua empresa? Verifique novamente as suas caixas antes de as reciclar ou reutilizar, retire todas as etiquetas de envio ou etiquetas de devolução e certifique-se de que são destruídas.
7. Correspondência promocional
É verdade que recebemos cada vez menos cartas com ofertas de cartões de crédito e créditos pré-aprovados, mas elas ainda existem. Estes documentos contêm frequentemente informações pessoais que os burlões podem utilizar para abrir contas fraudulentas em seu nome. Não deite este correio não solicitado para o caixote do lixo; triture-o.
8. Receitas médicas
Atualmente recebemos as nossas receitas médicas de forma eletrónica, mas a maioria dos médicos ainda passa uma “versão em papel”, que acabamos por deitar fora. As receitas médicas contêm informações privadas, como o nome do utente, número de saúde, informações de contacto e o nome do médico. Através da medicação, podem inclusive aceder ao historial médico. Para além disto, se não forem eliminadas com cuidado, alguém as pode aviar.
Em caso de dúvida, não destrua! Guarde em lugar seguro e com acesso reservado.
Na era digital é extremamente simples criar identidades falsas, seja em documentos roubados, emails, telefones, ou de qualquer outra forma. Se o seu lixo tem informações privilegiadas, destrua-o de forma conveniente. O risco financeiro e de reputação de ter uma identidade roubada é demasiado grande, e se estivermos a falar de uma empresa, o risco aumenta consideravelmente uma vez que não se trata apenas de informação da empresa, mas também de terceiros e por motivos do RGPD.
Quando se trata de destruir documentos, métodos seguros incluem a trituração mecânica e reaproveitamento a 100% do resíduo produzido na economia circular.
A EAD possui um serviço de reciclagem segura de arquivo de documentação que permite salvaguardar potenciais situações de risco no processo de eliminação de documentos confidenciais.
O processo pode ser feito através de contentores metálicos com fechadura, compostos por materiais resistentes à propagação do fogo. Os contentores são, posteriormente, recolhidos pela EAD sendo a documentação destruída por trituração com nível de segurança 4, que equivale ao tratamento de dados considerados altamente sensíveis da Norma DIN 66399, o modelo standard europeu para a segurança na destruição de todos os tipos de suporte de dados.
Caso se trate de um pedido pontual, a equipa da EAD identifica o arquivo que deve manter-se sob custódia e aquele que pode ser destruído, dando, no final, um comprovativo da efetiva destruição da documentação.
“Muitas empresas não sabem quando ou que tipo de documentos devem manter e quais podem ser destruídos. Neste sentido, queremos continuar a apoiar as organizações com esta solução, não só para destruição segura do seu acervo documental, mas também com o foco na preservação digital dos documentos e no contributo para a economia circular.” – Paulo Veiga, CEO da EAD.
Contacto para imprensa:
Susana Esteves
Account Director