A informação tornou-se uma importante ferramenta de gestão, contudo ter acesso a informações realmente relevantes que farão diferença nas decisões estratégicas do negócio, só é possível com um arquivo bem organizado. Os documentos de uma instituição refletem a sua estrutura, as suas atividades e o seu estado de organização e capacidade de trabalho. Desse modo, os sistemas de gestão integrada de arquivos, tornaram-se uma mais-valia para as organizações, quer elas sejam públicas ou privadas.
A classificação, avaliação e seleção documental são exemplo disso mesmo, ou seja, se as organizações possuírem estas ferramentas de organização e gestão arquivística (através da posse de um plano de classificação e tabela de avaliação e seleção documental), têm garantido uma melhor gestão do seu arquivo. Todavia, uma boa descrição das unidades de instalação (pastas, livros, ficheiros, dossiers, entre outros), possibilitam uma gestão razoável da documentação, tendo em conta, que o acompanhamento e controle do ciclo de vida dos documentos é fundamental para a recuperação da informação neles contida.
É claro que nem todas as empresas têm estrutura ou conhecimento para gerir de maneira adequada as suas informações e é neste momento que contar com especialistas faz toda diferença. Por isso, com o tempo, a consultoria em arquivística foi assumindo um campo próprio, passando a conjugar as componentes técnica e científica, aliadas à experiência, e sempre orientada para as soluções práticas organizacionais. E penso que a “necessidade” é o ponto de partida para o trabalho da Consultoria. Essas necessidades prendem-se com falta de know-how nas organizações, ou com a existência de recursos humanos em número insuficiente para poder cumprir os objetivos.
Porém, o mais interessante é que com a consultoria é ainda bastante comum, pelo menos nos últimos anos, surgirem projetos de natureza transversal. Isto é, que procuram solucionar os problemas do passado, provocados pela falta de uma política de gestão documental, e o desenvolvimento e implementação de instrumentos de gestão da informação, direcionados para o futuro, na era digital em que vivemos.
No primeiro caso, refiro-me à avaliação de massas documentais acumuladas ao longo do tempo, com consequências ao nível do espaço, custos, dificuldades na recuperação da informação. Por outro lado, tem sido também evidente, a preocupação dos responsáveis com a organização e avaliação da informação produzida no presente e futuramente, de forma a não serem repetidas as más práticas do passado e a responder, na linha da frente, às políticas e tendências e exigências da gestão da informação, do mundo atual.
Como bom exemplo disso, não poderia deixar de referir o inovador projeto desenvolvido pela DGLAB, para gerir a informação arquivística de toda a administração pública e que disponibiliza gratuitamente na plataforma CLAV, importantes instrumentos de gestão documental, em matéria de organização (Macroestrutura Funcional e planos de classificação) e de avaliação (ASIA).
Em resumo, ao cuidar do passado e presente a consultoria arquivística agrega em si as respostas que as organizações procuram para os seus problemas em matéria de gestão da informação, contribuindo para o desenvolvimento de sistemas de arquivo robustos, inovadores e sinónimos de produtividade e eficiência.
Clara Branco, Coordenadora de Serviços de Consultoria do Grupo EAD.
