Resultado da sua atividade, todas as empresas produzem e recebem documentos. Os documentos são o testemunho dos atos destas organizações. Devem ser organizados e mantidos de acordo com muitos referenciais, como sejam os códigos do IVA, código das sociedades comerciais e o SNC para os documentos da contabilidade. Estes documentos chegam ainda, maioritariamente, no suporte papel e precisam de ser geridos. Desde o seu registo, classificação e decisão, há num circuito, por vezes complexo, que gera custos de alguma dimensão e exige um olhar atento das áreas financeiras.
A eficiência começa dentro de casa e as empresas devem organizar as suas atividades core ou de suporte em processos de negócio, os chamados workflows. Esses processos devem ter indicadores de performance, identificação de pontos críticos, entre outros. Esta é uma das formas para as empresas, efetivamente, controlarem o produto que fabricam ou o serviço que prestam.
Os processos devem estar documentados e, quanto melhor a descrição das atividades que constituem os processos de uma organização, maior será a eficiência e eficácia.
A transformação digital é a mudança dos processos de suporte e de negócio da organização, utilizando para o efeito tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar o alcance e garantir resultados melhores. É uma mudança estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, onde as TI desempenham um papel fundamental.
O primeiro erro a evitar – provavelmente o maior risco de todos e muitas vezes cometido pelas organizações – é não ter a gestão de topo devidamente envolvida no processo.
Terá de ser essa gestão de topo a definir uma estratégia de transformação na estrutura documental, na cultura e processos a criar. Para tal é preciso dedicação, conhecimento e ponderação para avançar por etapas, medir resultados e corrigir.
Estamos a falar de uma mudança abrangente, que necessita de uma liderança forte, com capacidade de decisão e com acesso aos recursos para tal. Se a organização de topo não estiver envolvida, a transformação dificilmente será bem-sucedida.
Outro erro comum é pensar que a transformação digital é apenas uma mudança tecnológica ou a utilização de tecnologia para alterar os processos.
É necessário entender que também a mentalidade e cultura enraizada na organização necessitam de uma vasta transformação. Não é incomum, por desconhecimento ou conformismo, a resistência à mudança neste tipo de transformação.
Por outro lado, na componente tecnológica, é necessário adequar a infraestrutura informática, quer com meios materiais quer sobretudo com a qualificação profissional dos recursos humanos.
É comum nas organizações serem feitos avultados investimentos nas ferramentas, enquanto a capacitação das equipas que as vão utilizar fica, muitas vezes, esquecida – nunca descurar o facto de que o maior valor de uma empresa é o capital humano.
Nem tudo é tecnologia, nem necessita de o ser, mas como peça fulcral do processo a mesma tem de estar bem dimensionada.
Outro fator que leva ao insucesso dos processos de transformação digital são os longos prazos de implementação.
Nos tempos que correm, é inviável pensar numa transformação que demore vários anos a ser implementada.
Projetos megalómanos, normalmente, não resultam e a transformação digital tem de ser encarada como um processo de melhoria contínua, preferencialmente recheada de quick wins.
Por fim, um conselho: antes de iniciar qualquer processo de transformação digital faça uma auditoria aos processos de gestão documental da sua empresa. Descubra o que já está a ser feito e o que necessita de ser melhorado para que os novos processos sejam implementados à medida do seu negócio.
Se um processo destes correr bem, isso irá trazer benefícios para a empresa e refletir-se-á na sua forma de estar no mercado, mais clara, justa e eficiente para clientes, parceiros e colaboradores.
Marco Santos, administrador executivo e CIO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação
(in https://www.computerworld.com.pt/2019/01/18/erros-a-evitar-na-transformacao-digital-da-gestao-documental/)
