Há 25 anos nascia em Portugal aquela que seria a primeira empresa a tratar do arquivo de outras empresas. A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação cresceu, tornou-se líder de mercado no setor de gestão documental e quer agora expandir o seu conhecimento. Paulo Veiga, fundador e atual CEO da EAD, faz-nos um balanço do trabalho desenvolvido nestes últimos 25 anos.
PME Magazine – Como nasceu a EAD?
Paulo Veiga – Nasceu de um sonho, como a maioria das grandes obras. Um sonho associado a uma visão e muita sorte. Um sonho de trabalhar por conta própria, uma visão no estágio de final de curso em Madrid e muita sorte por ter no timing ideal e ter quem acreditasse em mim. Estava a fazer um estágio na empresa Inespal, em Madrid, quando era finalista do curso de Economia do ISE, atual ISEG, em 1992. Um dia, ao passear pela empresa encontrei uma caixa de arquivo e explicaram-me que ali o arquivo era tratado por uma empresa externa. Daí surgiu a ideia de começar uma empresa destas em Portugal, até então inexistente. Quando regressei, assisti a uma apresentação do CPIN – Centro Promotor de Inovação e Negócios, apresentámos o projeto, eu e dois colegas de curso, que logo o aprovou, tendo a EAD nascido em 1993. Instalámo-nos, inicialmente, na Quimiparque, no Barreiro, mas rapidamente crescemos e hoje estamos presentes em todo o território nacional, com centros de operações em Palmela, Montijo, Vilar do Pinheiro, Açores e Madeira. Somos, inclusive, a única empresa de gestão documental a operar nos Açores.
PME Mag. – Quem foi o vosso primeiro cliente e como chegou até vocês?
P. V. – O nosso primeiro cliente foi o antigo ICEP, atual AICEP, é conhecido publicamente e não foi ele que chegou a nós, nós é que lhe fomos bater à porta. A primeira divulgação da companhia foi feita porta a porta por mim. Fiz um folheto onde explicava o serviço, apanhava o barco do Barreiro e andava a pé pelas principais avenidas de Lisboa de cabeça levantada a ver pastas de arquivo nas janelas dos prédios e tocava à campainha. Ainda hoje, tenho muito respeito pelos “caixeiros-viajantes”, mesmo os que vendem “banha da cobra” como por vezes se diz. Aprendi muito nessa época da minha vida, desde logo o esforço e dedicação que são precisos para conseguir algo na vida, por vezes aparentemente tão simples, como seja um cliente.
PME Mag. – Passados 25 anos, como é que a EAD continua a inovar e a adaptar-se ao mercado da gestão documental?
P. V. – A inovação está no nosso ADN, na essência do que somos. Quando terminamos um serviço ou criamos um produto, partimos logo para outro, testamos o mercado, trabalhamos com os nossos clientes na melhoria contínua e na inovação, somos verdadeiros parceiros, o sucesso deles é o nosso também.
“A inovação está no nosso ADN.”
PME Mag. – Quais os maiores desafios com que se deparam hoje?
P. V. – Diria que são vários e importantes, mas o principal talvez seja a compliance. Hoje, todos os clientes operam em áreas muito reguladas, a indústria farmacêutica, os bancos, as telecomunicações, seguradoras, etecetera. Depois, há ainda a pressão dos governos com as leis da transparência, circulação de capitais e outras. Tudo isto é passado para o parceiro de gestão documental. Claro que estamos aptos para demonstrar o controlo dos documentos, sejam eles físicos ou digitais, porque, em tempo útil, certificámos a companhia em vários referenciais ISO. Mas a pressão é muita, implica importantes custos e tempo. Vejam, por exemplo, o pânico que a implementação do RGPD gerou entre todos e, geralmente, sem razão para tal.
PME Mag. – Para que serviço mais vos procuram?
P. V. – Diria que há dois tipos de solicitações, umas simples e mais diretas, como é o caso da reciclagem segura e confidencial de documentos, até pelo cumprimento do RGPD. É uma área interessante, onde os clientes que surgem são one shot, têm a necessidade, recebem a proposta, fazemos os serviços, tudo muito rápido e limpo. Depois, existem os clientes que precisam de outro tipo de ajuda, desde logo que os ajudemos a pensar. Como estão documentalmente organizados, como deveriam estar, que software devem usar, que cuidados devem ter para estarem em conformidade, etecetera. Aqui, temos de trabalhar lado a lado, por vezes durante meses, oferecendo uma solução integrada que vai desde a custódia física aos serviços de Business Process Outsourcing (BPO) com o uso das nossas ferramentas de workflow e digitalização, sempre num ótica, pay per use.
PME Mag. – Olhando para trás, qual o balanço que fazem destes 25 anos?
P. V. – Fazemos um balanço positivo, muito positivo, fomos audazes com a inovação e o mercado retribuiu fazendo de nós líderes e confiando sempre nas nossas soluções e pessoas. Isto é muito importante, a confiança é a base de todas as relações, se não fôssemos confiáveis, não estaríamos cá hoje a festejar o 25.º aniversário.
“Fomos audazes com a inovação e o mercado retribuiu fazendo de nós líderes e confiando sempre nas nossas soluções e pessoas.”
PME Mag. – O que mudou?
P. V. – Tudo mudou, o mundo mudou, a tecnologia, as novas gerações, a velocidade a que as operações têm de acontecer, os níveis de exigência. Só não mudou a nossa vontade e alegria de trabalhar, essa sim é a mesma do primeiro dia.
PME Mag. – Qual o momento mais marcante na história da empresa?
P. V. – Tal como se perguntar a um pai ele provavelmente dirá, o nascimento do meu filho, eu terei de dizer a fundação da companhia, afinal foi aqui que tudo começou. De resto, todos foram importantes, o primeiro cliente, o primeiro funcionário, a mudança do Barreiro para Palmela, a abertura das delegações… Como devem imaginar, em 25 anos de história, há pelo menos 25 momentos importantes.
PME Mag. – Têm um quarto de século. É mais difícil adaptarem-se, hoje, a um mercado em constante mudança do que seria há 25 anos?
P. V. – A verdade é que nós criámos o mercado, o mercado da custódia externa, fomos dos primeiros a digitalizar documentos e atualmente somos os que mais digitalizamos. Isto dá-nos uma experiência e capacidade de antecipar e, como tal, criar as melhores soluções para os nossos clientes. A mudança não nos assusta, sempre vivemos com ela, fomos e somos agentes de mudança, quer pelo outsoursing, quer pela mudança de mentalidades dos nossos clientes. Por outro lado, a complementaridade de produtos e serviços e a sua percentagem no total da receita, garante um rácio interessante, o que nos dá conforto adicional para ajustar eventuais mudanças exógenas.
PME Mag. – Quais os planos para o futuro?
P. V. – Em primeiro lugar, crescer pela inovação. A verdade é que quem não inova, corre sérios riscos de sustentabilidade no mercado, para crescer é preciso inovar. Iremos fazer o mesmo em primeiro lugar olhando para dentro, para os nossos ativos (pessoas) e, depois, pela internacionalização, porque temos hoje um capital de conhecimento importantíssimo, que poderemos utilizar para alavancar empresas mais jovens, menos desenvolvidas e que com o nosso apoio podem elas próprias e nós crescermos juntos.
