Numa época em que as empresas se preocupam, cada vez mais, com uma maior eficiência na gestão do seu espaço, a desmaterialização pode ser a solução principal para este problema. Desta forma, o papel e os arquivos perdem assim, espaço para novas e mais eficientes soluções nos campos da segurança e da sustentabilidade. Além disso, podem também existir ganhos que irão pesar na hora de tomada de decisões.
É esta a função da EAD – Empresa de Arquivo e Documentação, uma firma portuguesa, com uma ampla cobertura nacional, vocacionada para a disponibilização de Soluções Integradas de Gestão Documental, com um portfólio de competências que vão desde a guarda física de arquivos, correntes e intermédios, guarda de documentos classificados em cofre Nato Secret, destruição segura e confidencial de documentos, passando por soluções de consultoria em arquivística, onde se enquadram as auditorias ao arquivo e a formação em gestão de documentos.
Procurados por um vasto leque de organizações, a EAD apresenta um conjunto de vantagens que vão para lá de uma simples e melhor gestão de documentos. Em declarações à Ambiente Magazine, Paulo Veiga, presidente executivo da EAD, começa por explicar que “as vantagens mais visíveis, obtidas com as soluções de Custódia e Gestão de Arquivos, são a possibilidade de a empresa se focar no seu core business; a transformação de custos fixos em variáveis com a consequente redução dos mesmos, uma vez que o cliente deixa de ter uma renda fixa com um espaço independentemente do grau de ocupação, para ter um custo em função do arquivo que mantém em custódia; e a eliminação de investimento em ativos não prioritários”, explica .
Por outro lado, a EAD recorre a tecnologia avançada e a um serviço prestado por técnicos arquivistas com larga experiência no manuseamento de tipologias documentais diversificadas. “Fazemos uma gestão controlada e registada dos acessos ao arquivo para cada empresa, evitando quebras de confidencialidade que ocorrem frequentemente dentro das grandes empresas onde não existe uma área funcional responsável elo arquivo”, acrescenta No entanto, o negócio da EAD assenta muito no analógico. Assim sendo, defendem, as organizações devem manter cópias de segurança, em formato tradicional para todos os documentos mais importantes, sendo que apenas o resto pode ser desmaterializado. “Mais do que desmaterializar (transformar a informação em suporte papel num ficheiro eletrónico), as empresas terão de tratar com eficiência os documentos nado-digitais, isto é, documentos que nascem em formato digital e que durante a sua tramitação não devem ser impressos, mas sim geridos em sistemas de gestão documental eletrónicos”, salienta.
Fundada em 1993, a EAD surgiu numa época em que os computadores ainda não dominavam os processos de negócio. Passados mais de 20 anos, a empresa, sediada em Palmela, aposta hoje em dia na disponibilização de serviços de repositório, back-up e consulta on-line, “permitindo aos clientes tratar a documentação/informação logo a partir da sua entrada na organização, e não apenas quando é necessária a imagem para efeitos de consulta ou associação da mesma aos seus sistemas de negócio no final do processo de tratamento”, explica.
Relativamente ao futuro do papel, Paulo Veiga crê que o suporte mais tradicional continua a ser fundamental para as organizações como “elemento de prova, barato e de difícil falsificação”. “Vejam por exemplo o prazer de ler um livro à beira mar no final de uma tarde de verão. Diria eu, que dá muito mais prazer que ler de um tablet ou um e-book. Portanto, sim, há um novo paradigma, mas como mudança teremos ainda avanços e recuos até que seja aceite e definitivo”, sustenta.
Relativamente a contas, a EAD faturou em 2016, cerca de 4,7 milhões de euros, mais 5% do que no ano anterior. O volume de negócios da empresa subiu, assim, de 4,5 milhões de euros em 2015, para 4,7 milhões de euros em 2016, prevendo-se para 2017 um crescimento superior a cinco milhões de euros.
Em 2017, a firma prevê que a faturação ultrapasse os cinco milhões de euros, tendo encerrado as contas do primeiro semestre com um crescimento de 6% nas vendas. Recorde-se que, em 2016, a EAD foi considerada uma das “Melhores Empresas para Trabalhar EXAME/EVERIS/AESE”, e PME Excelência, pelo IAPMEI. Há já cinco anos consecutivos que é também considerada PME Líder.
