O presidente da EAD diz que acredita no crescimento do negócio, porque a empresa tem experiência e capacidade instalada.E o mercado tem margem para evolução.
A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação tem base em Portugal continental, mas também implantação na Madeira, mercado que o seu presidente executivo acredita que tem margem de crescimento.
No ano passado, a faturação global cresceu 5%, para 4,7 milhões de euros. Na Madeira, onde foi uma das primeiras empresas de gestão documental a estabelecer-se, espera reforçar a presença e acredita nos frutos do protocolo de cooperação com a Associação de Jovens Empresários Madeirenses. Em entrevista ao Económico Madeira, Paulo Veiga, presidente executivo da EAD explica os objetivos e o posicionamento.
No contexto nacional da empresa, o que representa o mercado da Madeira?
Na EAD, todos os clientes são importantes, independentemente da sua dimensão ou localização. Somos muito ‘dient oriented’ [orientados para o cliente]. Sabemos que um cliente pequeno rapidamente poderá crescer e ter mais necessidades dos nossos serviços. Quando tal acontecer, estaremos ao seu lado para garantir que os processos documentais associados à sua atividade estão controlados e mais eficientes.
O negócio da EAD está estabilizado na Madeira ou há ainda margem para crescer, sem contar com o aumento da documentação normal dos seus clientes no arquipélago?
Nós acreditamos muito no mercado madeirense. Acreditamos que podemos ajudar em muito as empresas de management, a indústria e os serviços de forma geral. Temos soluções para mercados verticais como a hotelaria. Há, portanto, muita margem de crescimento e o nosso otimismo é elevado.
O contrato com a AJEM visa cativar novos jovens empresários? Não será um nicho ainda pouco expressivo em volume?
Acreditamos que não. A AJEM tem mais de 300 sócios e, portanto, um enorme potencial para nós. É importante sensibilizar todas as empresas, especialmente as mais novas, para os cuidados a ter com os seus arquivos. Dessa forma, evitam-se erros que mais tarde podem custar caro. Com a AJEM está também prevista a realização de um workshop sobre gestão documental. Não estamos, por isso, a falar unicamente em vantagens financeiras, mas sim numa verdadeira parceria.
Tem clientes na Madeira apenas do setor privado ou também conta com o setor público?
Na região os nossos clientes são essencialmente do setor privado. No Continente também. Mas trabalhamos muito com câmaras municipais e hospitais, por exemplo. Quer isto dizer que a experiência está cá, agora é só uma questão de oportunidade de a colocar ao serviço destas entidades na Madeira.
O que diferencia a EAD das outras empresas congéneres?
O ADN. Cada empresa tem o seu, o nosso é algo que é muito próprio e do qual temos muito orgulho. Quando digo temos, temos mesmo todos, por isso fomos considerados em 2016 uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pela revista Exame, AESE e Everis. Claro que, como pioneiros, somos a empresa mais experiente, mais sólida, com o maior leque de serviços e a mais certificada, com três certificações ISO.
Entre os serviços contemplados pela sua empresa estão a recolha, transferência, alojamento, conservação, consulta e eliminação de documentação. E a digitalização?
Nós somos a empresa que mais digitaliza em Portugal. Desmaterializamos mais de 40 milhões de páginas por ano, o que aliado às nossas soluções tecnológicas, disponibilizadas através de serviços ASP (Application Service Provider), permitem que as empresas tenham acesso a ferramentas de gestão documental/informação sem investimentos avultados em infraestruturas, software, hardware e manutenção de um sistema que não está diretamente ligado à atividade desenvolvida. A eliminação é o ato mais importante que pode existir, pois é de todos o único que é irreversível. Quando ocorre é porque a documentação em causa já foi devidamente avaliada, já ultrapassou o seu valor fiscal, legal ou probatório e não tem interesse histórico.
Este tipo de negócio tende a diminuir com a desmaterialização de documentos ou haverá sempre mercado?
A EAD foi pioneira, em Portugal, neste ramo de atividade, implementando uma nova filosofia e perspetiva de abordar os arquivos das empresas, trazendo para debate a importância dos arquivos na sociedade atual e na boa gestão de qualquer organização. Somos a empresa portuguesa com maior capacidade instalada para a guarda de arquivo e temos os maiores clientes. Assim, acreditamos que o suporte papel será sempre o preferido das organizações. Há razões de vária ordem para que isso aconteça: é um suporte barato, fiável e adaptado à forma de estar e trabalhar. Temos ainda outro fator, que é o custo de armazenamento, que é baixo, enquanto a digitalização tem valores elevados e, em nossa opinião, deverá ocorrer apenas para documentos estratégicos ou de elevada consulta.
Para o empresário que teima em guardar os “seus papéis’, que palavras lhe diria para o cativar com os seus serviços?
Diria para se focar no seu negócio e não perder tempo a investir em áreas acessórias como o arquivo, trocando custos operacionais fixos por custos variáveis, em função da atividade da empresa, poderá ser uma excelente opção. Diria, também, que muitas vezes o desaparecimento de documentos importantes dá-se porque estão mal acomodados e o erro humano torna-se mais fácil, daí a importância de externalizar a gestão do arquivo.
