Um sistema de gestão documental (SGD) na cloud significa que os documentos estão armazenados num sistema acessível pela Internet, utilizando num qualquer browser. Os documentos são descarregados para consulta e armazenados novamente na cloud.
Habitualmente, este tipo de sistema fornece, complementarmente, um conjunto de serviços, como um sistema de workflow, sistemas de partilha e trabalho colaborativo, pesquisas avançadas, níveis de confidencialidade de informação, planos de classificação documental, etc. Um SGD na cloud é um subtipo da solução cloud denominado por Software as a Service (SaaS) ou Software como um Serviço, em que o utilizador é completamente agnóstico relativamente à infraestrutura ou plataformas utilizadas para suportar o serviço.
Os benefícios de trabalhar online são bem conhecidos nos dias que correm e têm sido tema de muitos artigos especializados. Porém, quando falamos de SGD estes benefícios são ainda maiores, pela natureza de utilização e aplicabilidade das soluções.
Um dos grandes impedimentos da proliferação dos SGD nas organizações é o facto de serem sistemas com custo de investimento relativamente elevado num modelo tradicional, o que exclui, à partida, organizações médias/pequenas em que o volume de documentos não é elevado, apesar de serem críticos para as mesmas. Essa pode ser a grande motivação de optar por uma solução cloud para este tipo de sistema. Como a plataforma é partilhada, os custos são facilmente repartidos por várias organizações, estando ligada sempre ao nível de utilização.
Ao longo dos anos, na área da gestão documental deparamo-nos com grande dificuldade nas áreas das organizações em conseguir implementar este tipo de soluções internamente. Muitas vezes estes projetos não são encarados como prioritários ou o departamento de tecnologias de informação (TI) não tem disponibilidade para as implementar, seja por falta de recursos humanos e matérias, seja por falta de conhecimento ou porque, simplesmente, estão focados nos processos empresariais. A área de TI tem várias plataformas, sistemas e soluções para gerir, tornando-se difícil aprofundar os conhecimentos num SGD, de forma a tirar o maior partido da solução disponível.
Ao optar por uma solução cloud, todo o esforço de configuração, manutenção, escalabilidade e atualização está incluído no serviço.
Outra vantagem nos SGD na cloud é a rapidez com que podem ser implementados e configurados às necessidades das organizações – tipicamente, no espaço de 2/3 dias é possível ter uma solução totalmente funcional em produção, algo que seria completamente impensável num modelo tradicional, em que seria necessário percorrer todo um processo de criação de infraestrutura, aquisição e instalação de servidores, espaço de armazenamento, etc.
A cloud permite um acesso a qualquer hora, em qualquer lugar e em múltiplas plataformas, requisito quase obrigatório com a democratização dos smartphones e tablets, não apenas numa ótica de consulta da informação, mas até na ótica da produção de documentos que é cada vez mais distribuída e não centralizada.
As soluções de captura de documentos estão em voga e democratizam o esforço da produção da informação pelas organizações, estando, por exemplo, cada vez menos em uso os grandes centros de digitalização, optando-se por digitalizar os documentos no início dos processos, abolindo assim a circulação de papel. Os SGD na cloud facilitam este novo paradigma.
Por Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação
