A EAD introduziu melhorias significativas na solução desenvolvida pela empresa do Grupo, Fin-Prisma, denominada “Denunciante.pt”, que se destina a empresas que necessitam de uma solução que lhes permita cumprir integralmente a obrigatoriedade legal sem preocupações de segurança ou de infraestruturas.
Lisboa, 04 de julho de 2024 – A EAD, Empresa de Arquivo de Documentação líder em Portugal e uma das maiores empresas da Península Ibérica na área da gestão documental, reforçou a segurança e introduziu novas funcionalidades à sua plataforma “denunciante.pt”, uma solução chave-na-mão que permite às empresas criarem rapidamente o seu próprio Canal de Denúncias, em conformidade com a lei.
De acordo com a legislação portuguesa, Decreto-Lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, todas as empresas públicas ou privadas com 50 ou mais trabalhadores têm obrigatoriamente de ter um Canal de Denúncias disponível para todos os colaboradores. Esta lei entrou em vigor há dois anos.
Privacidade e Segurança Reforçadas
Para uma ainda maior segurança no acesso à plataforma foi implementado o Fator Múltiplo de Autenticação (MFA). Esta funcionalidade adiciona uma camada extra de proteção, assegurando assim a confidencialidade e a privacidade das informações fornecidas.
A solução da EAD permite ainda a possibilidade de efetuar denúncias por voz com a respetiva distorção para total proteção e anonimato do denunciante. Assegura a encriptação da BD e o seguimento anónimo do estado da denúncia, características que garantem que esta solução vai mais além do que apenas o cumprimento da lei.
Solução Chave-na-Mão
Implementada em modelo SaaS (Software as a Service), esta solução é de fácil gestão tanto para os denunciantes quanto para os gestores de denúncias, assegurando total conformidade com a legislação vigente. Esta é uma solução chave-na-mão, ou seja, as empresas não têm de investir
em infraestruturas próprias ou estar preocupadas com legislação, segurança ou atualizações. A solução “Denunciante.pt” é facilmente implementada, adaptada à imagem da empresa (permite customizar com as cores, logótipo da empresa e textos visualizados pelo denunciante) que a implementa, e toda a plataforma é alojada em servidores da EAD em Portugal.
Para uma maior conveniência, a empresa pode ainda automatizar respostas e definir alarmes, de forma a garantir o cumprimento de prazos.
Uma das mais valias desta solução é ser possível, para projetos mais específicos, criar os fluxos que o cliente desejar por forma otimizar da melhor forma o tratamento das denúncias.
Outra mais valia tem a ver com o facto de ser possível adicionar mais categorias, para além das anunciadas no Lei 93/2021, de 20 de dezembro, de acordo com as necessidades do cliente.
A plataforma da EAD garante que tanto denunciantes como gestores de denúncias têm suas informações protegidas conforme o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados), garantindo um processo seguro e confidencial em todas as etapas.
Plataforma “Denunciante.pt” passa a ser bilingue
Num contexto corporativo cada vez mais internacional e multicultural, a EAD também tornou a plataforma “denunciante.pt” bilingue. Assim, esta solução está disponível para todos os colaboradores e assegura que têm os mesmos direitos e a mesma proteção numa eventual denúncia.
Marco Santos, CIO da EAD, afirma: “Apesar de a proteção legislativa existir, a denúncia continua a ser um tópico especialmente sensível, que pode afetar profundamente a liberdade e confidencialidade do denunciante. Garantir a total segurança da plataforma e do denunciante é crucial e este é um tema prioritário para nós e que estamos permanentemente a atualizar¬. Criámos a plataforma “denunciante.pt” como solução pronta a usar para as empresas, que lhes garantisse a total conformidade com a lei, mas que não implicasse esforço, gestão e investimento em infraestruturas. Esta solução é extremamente rápida de implementar e permite ao cliente, em poucos minutos, iniciar a sua configuração e utilização. Estamos permanentemente a atualizar esta solução para que seja mais intuitiva e eficiente.”
Paulo Veiga, CEO da EAD, comenta: “Acredito que é fundamental que as empresas vejam os canais de denúncias como uma ferramenta valiosa, não só para o estrito cumprimento da lei, mas também para a sua cultura organizacional. Sem um sistema eficaz de denúncia anónima, fraudes e outras irregularidades podem não ser detetadas precocemente, resultando em perdas significativas, passando por multas, ações legais, danos à reputação, perda de confiança, danos operacionais e financeiros. A implementação de um sistema robusto de proteção ao denunciante anónimo é crucial para mitigar todos estes riscos e garantir um ambiente de trabalho seguro e transparente, além de proteger os interesses da empresa.”
Gestão de Denúncias Eficaz e Eficiente
O canal de denúncias da EAD permite a gestão rápida, eficaz e confidencial de denúncias, garantindo o anonimato do denunciante sempre que este assim o pretenda. A solução de canais de denúncias da EAD oferece múltiplas vantagens, garantindo a integridade da organização e a ética profissional. Este canal é seguro e 100% em conformidade com a Lei 93/2021, assegurando a confidencialidade do denunciante. A gestão pode ser realizada sem limite de perfis e denúncias e não há necessidade de infraestrutura informática própria. Além disso, a solução assegura a proteção dos colaboradores, permite a mitigação de riscos financeiros e reputacionais, e fomenta o aumento do indicador ESG (Environmental, Social, and Governance). Mantém as informações atualizadas constantemente através de notificações e permite a emissão de relatórios detalhados.
Com esta solução, “denunciante.pt”, a EAD reafirma seu compromisso com a criação de um ambiente de trabalho ético e transparente, oferecendo às organizações uma ferramenta poderosa para gerir denúncias de forma segura, eficaz e em total conformidade com a legislação vigente.
Sobre o Grupo EAD:
Há 31 anos no mercado de gestão documental, a EAD – Empresa de Arquivo de Documentação lidera o setor com um posicionamento estratégico global, que lhe permite dar resposta a distintas necessidades:
Na linha da frente da inovação e da Inteligência Documental, a EAD coloca à disposição das empresas as mais avançadas tecnologias de AI e automação, pesquisa e indexação e de segurança. Ferramentas que permitem um tratamento da informação mais eficiente e ágil.
Mantendo-se fiel à sua história e know-how ímpar neste setor, a EAD endereça as necessidades de tratamento da documentação em suporte papel com soluções tradicionais de gestão de arquivo, como a custódia, destruição segura, organização e avaliação documental.
A EAD é líder e pioneira em gestão documental em regime de outsourcing em Portugal. Pertence à Hectómetro, grupo empresarial familiar especializado em soluções de gestão documental ao qual pertencem, ainda, a tecnológica Fin-Prisma, a EAD Digital Romania, a Papiro e a Delete.
Está presente em todo o território nacional, incluindo as regiões autónomas dos Açores e da Madeira. Em 2019, abriu a EAD Digital Romania, na cidade de Bucareste, com serviços de Business Process Outsourcing (BPO).
Em 2023 a EAD adquiriu uma congénere espanhola especialista em destruição de documentos, reciclagem de papel, digitalização e gestão de documentos, a Delete. O investimento da EAD no mercado espanhol, permitiu alargar a sua atividade a toda a Península Ibérica.
Contacto para imprensa:
Susana Esteves
Account Director